国家科技管理信息系统构建及其对科技情报工作的影响

作者简介:曾建勋(1965- ),男,中国科学技术信息研究所研究馆员,博士生导师,主要研究方向:科技信息资源建设,知识组织与服务,E-mail:zeng@istic.ac.cn;曹继东(1978- ),男,中国科学技术信息研究所助理研究员,主要研究方向:政府科技信息资源管理,E-mail:tiandiwusi888@163.com;苏静(1988- ),女,博士生,中国科学技术信息研究所,主要研究方向:知识组织,信息计量,E-mail:owensujing@163.com。北京 100038

内容提要:本文通过梳理国内外科技管理信息系统发展现状,探讨构建公开统一的国家科技管理信息系统的必要性,并结合国家科技计划改革需要,提出了国家科技信息管理系统的业务流程、功能结构、组织框架和实现策略。强调国家科技管理信息系统构建、功能设计和服务运行需要借鉴科技情报工作的方法模式和实践成果,实现科技情报工作与科技管理工作的融合,将对科技情报工作产生重要影响。

关 键 词:科技管理信息系统 科技情报工作 科研管理 科研绩效评估

标题注释:本文系国家自然科学基金面上项目“基于海量数字资源的科研关系网络构建研究”(项目编号:71273251)的阶段性研究成果。

1 引言

2014年12月,国务院发布《关于深化中央财政科技计划(专项、基金等)管理改革方案》(国发[2014]64号),要求建设完善国家科技管理信息系统,通过统一的信息系统,对中央财政科技计划(专项、基金等)的需求征集、指南发布、项目申报、立项和预算安排、监督检查、验收结果等进行统一的全过程信息管理和评估监管,并主动向社会公开,接受社会监督,同时实现与地方科技管理信息系统的互联互通。构建公开统一的国家科技管理信息系统,可以推进国家乃至地方科技政务管理、强化我国数字科研档案管理、推进创新要素集成管理,可以实现科研过程监控治理、科研绩效考核评估、知识资源开放服务等。构建国家科技管理信息系统需要适应我国科技计划管理改革要求,与我国的科技情报工作相结合,充分借鉴科技情报工作的最新进展,加快变革并重新构建数字科研环境和创新业务管理流程,从而实现面向各级科技管理人员的科技决策支撑、面向科研创新的原生数据资源持续积累与全过程信息共享服务、面向创新团队的大数据关联挖掘服务。

2 国内外科技管理信息系统发展现状

2.1 国外科技管理信息系统发展现状

国外科技管理信息系统发展,以美国、韩国、巴西最为典型。其中,美国电子政务发展成熟度较高,从20世纪90年代起便引入科技管理信息系统并得到普遍应用,如美国兰德公司科技政策研究所的RaDiUS数据库是第一个覆盖联邦政府研发活动和资源的数据库,为科技项目申请、评审和后续支持以及科研经费监管提供了便利条件[1,2]。目前,美国代表性科技管理信息系统有:美国政府资助项目统一管理平台Grants.gov、国家科学基金会的FastLane和国立卫生研究院的电子化科研管理系统(electronic Research Administration,eRA)。其中,美国政府资助项目管理平台Grants.gov是于2002年创建的一站式科技计划项目信息发布和管理平台,联邦各部门的资助项目从信息发布、申请提交到结果公布和进展跟踪的全过程,均通过该网站公布和管理,项目申请者一次注册可申请26个联邦部门项目,联邦资助机构用户、项目申请机构都可以利用该网站办理相关业务。美国国家科学基金会的FastLane形成了一套完整的科技计划项目电子管理系统,主要有申请书、资助授予和状态、申请书评审、专家小组、研究管理、财务、荣誉奖励等功能模块,面向一般公众和首次使用者、研究人员和教育专家、项目评审专家、受资助机构等用户服务,每年有超过25万人使用,是美国用户最多的部门科研信息管理系统。国立卫生研究院的电子化科研管理系统eRA是美国联邦政府部门最大的科技计划项目管理系统之一,支持科研项目从指南发布、申请、立项批准到终止等全环节管理,建立的DCS系统负责监管经费使用情况。系统用户超过16.6万,分布在美国和全世界的2.4万家科研机构[3]。

韩国科学技术情报院(KISTI)运行的国家科技信息服务系统(NTIS)是韩国国家研发信息门户。2008年3月向公众开放,主要提供研发项目管理、研发设备、研发项目研究者、研发成果、研发委员会和科技统计服务。NTIS平台与15个政府机构、16个团体组织建立实时信息链接,收集、处理、提供与这些机构或组织立项的研发课题相关的所有信息,包括研发课题计划、人才资源、成果、设备等。研究者可通过平台了解国家研发计划列表中每个项目的摘要内容及预算,了解类似领域的国际合作情况和项目所需的大型研发设备。NTIS对国内的研发项目及其成果进行分析,供国内研发项目的政策制定者参考,以提升科技资金投入效率。KISTI依托NTIS构建了研发管理的基础设施,并通过各种途径推广NTIS的使用。平台同时维护韩文版和英文版,使得科技信息服务从国内走向国际[4]。

巴西的全国性科技人才履历表数据库平台(Lattes)由履历表、机构名录、团队分类和展示分析四大部分构成,与46个国家或地区科研管理机构提供的信息资源、互联网公共信息资源或数据库商资源进行有效链接,并与科技计划项目在线申报与管理系统(Carlos Chagas)、教育部CAPES研究生评估系统和科学文献服务系统等共同组成巴西整个科技教育信息管理支持体系,在巴西科研项目申报与管理、教育绩效评价等方面发挥重要作用,成为国家科技与教育发展的战略基础资源[5]。

法国科研中心信息系统管理局负责建设和维护科研活动管理系统LABINTEL,用户可借助该系统查阅到法国科研中心实验室、研究单位的科研活动情况和全体科研人员数据。主要子系统有:科研单位、自然科学与人文社会科学学部及省或地区代表团的科研管理系统、研究单位科研活动与科研方法资讯系统、国际合作管理系统、研究人员科研鉴定管理系统、研究人员科研档案管理系统、研究人员考试管理系统、研究成果产业化管理系统、专利与许可证管理系统、研究合同管理系统等。该系统在科研单位及其研究人员的科研活动管理、科技信息传播、国际合作报道和科研成果产业化方面发挥重要作用[6]。

2.2 国内科技管理信息系统发展现状

新世纪以来,我国基本建立国家、地方和基层科研单位等多层级的科技管理信息系统。科技部在2000年左右初步建立国家科技计划项目管理系统,实现科技计划项目“一站式”网上申报、受理以及查询统计等基本功能,于2015年9月开通试运行“国家科技管理信息系统公共服务平台”,提供“十三五”国家重点研发计划试点专项申报服务。同时,国家自然科学基金委员会于2000年开始研发科学基金网络信息系统,实现项目申请、人员管理和获资助项目信息查询等功能,并形成“科学基金共享服务网”,即时发布项目立项信息和成果信息,并于2015年5月,正式发布国家自然科学基金基础研究知识库,向社会公众免费提供国家自然科学基金资助项目成果的研究论文。此外,国家社会科学规划办公室也建成社会科学基金项目数据库,提供项目立项基本信息查询服务。

地方科技管理部门基本上都建立各自的科技管理信息系统。例如,湖北省2003年建立科技管理信息系统,具有项目受理、审查、评审、立项等管理功能;天津市2004年启动科技计划项目管理信息化和共享服务平台建设,从离线申报软件发展成为集账户管理、项目申请、项目审核、项目评审、合同确认、年度检查、项目结题、经费管理、科技报告管理、专家库管理等功能于一体的综合信息管理系统;陕西省科技业务综合管理系统实现2015年、2016年度科技计划项目的申报、受理、汇总和审核等“全流程、一站式”信息化管理工作;广东省科技厅以“阳光政务”为基本理念建设“广东科技业务管理阳光政务平台”,实现项目指南编制、评审、审批、拨款、绩效管理及验收等多环节的一站式全流程科技管理和痕迹化管理,实现多部门和社会各界在线监督。我国基层科研单位在科研管理信息化方面也取得长足进步,以高校为例,上海交通大学于2010年启动科研管理信息系统建设,面向科研机构、科研人员、科研项目、科研经费的管理,与学校人事、教务、研究生、财务等系统支撑平台有效整合,实现数据交换、共享和业务协同。农业科技管理信息系统开发与应用方面也颇有成效,如江苏省农业科学院科技管理信息系统、广州市农业科技推广管理信息系统、辽宁省农业综合开发项目管理信息系统、浙江省“国家造林项目”管理信息系统等。

由此可见,我国已形成国家、地方和基层科研单位三级科技管理信息系统开发、建设和应用格局,整体推动了科技管理信息化。但总体而言,我国科技管理信息系统建设与国家科技计划管理改革的形势不相符合,与加快形成的数字化科研创新环境不相协调,与开放共享公开透明的政务要求不相吻合,无法全面支撑科技管理决策,无法满足科研人员创新信息需求。主要表现在:全国科技管理信息系统建设缺乏顶层设计、统筹规划和健全的层级管理结构;各级科技管理信息系统布局分散、各行其是,成为相对独立的“信息孤岛”;系统建设水平参差不齐,重管理轻服务,数据集成关联性不强,项目信息公开服务不够。因此,亟待按照新的科技计划改革要求,进行统一规划、顶层设计和系统重构,设计科技管理信息系统的体系结构,制定统一可操作的规范标准体系,强化项目全生命周期痕迹管理和流程监控,推进项目及其成果检测查重和指标评估考核。在建设国家科技管理信息系统的同时,统筹地方和部门科技管理信息系统,实现互联互通,在推进各级各类科研单位和人员信息服务的同时,加强基层单位科研管理信息系统建设引导,全面支撑科研管理和绩效评价。

3 国家科技管理信息系统建设的作用和意义

为了提高科技管理的开放化、规范化、信息化水平,便于全过程监督各级科技项目的组织实施,强化对项目全生命周期的科技信息服务和管理决策支撑,形成功能强大的电子科技政务系统,需要适应科技计划体制改革和科技创新的要求,构建国家科技管理信息系统,在科技管理实践中发挥统筹资源、集成管理、过程控制、监督治理、知识服务、科研评估、绩效考核、科研归档保存等作用。

3.1 是创新要素的集成管理系统

国家科技管理信息系统的管理对象包括科学技术、科技人才、科技项目、科技信息、科技产出、科学仪器、科研环境、科技经费、科技条件和科研过程等,是面向科技管理人员、科技创新人员的科技项目信息集成整合与综合服务平台。其中科技项目、科技人员、科研机构、科研经费、科研产出、科学主题和领域等创新实体和要素间存在着千丝万缕的联系,如一个科研人员属于某科研机构、承担某科技项目、产出相关论文和专利,既可能是某科技项目负责人,又可能是另一项目评审专家;一个科研机构承担多项科技项目、产出各类科研成果、有多个科研团体、在某科研领域领先等。针对于此,国家科技管理信息系统在实现对科技项目全流程管理的同时,将全面采集各类创新实体和创新要素信息,并实现这些创新实体和创新要素的关联揭示,从中将形成科技人员、科研机构、科技项目和科技产出间的知识网络,通过科学图谱可视化方法和大数据挖掘技术能够推衍技术路线图、识别专家团队、预测科学发展趋势、评估科学实力。

3.2 是科研创新过程的监控治理系统

科技项目全过程管理不仅包括项目申报、立项评审、结题验收、成果转化和绩效评价,还包括在项目实施过程中根据科技计划具体特点和要求,实行阶段性中期检查,并从质量、进度、财务、风险等方面进行跟踪控制[7]。国家科技管理信息系统全程记录科技计划项目从申报、立项评审、任务实施、结题验收等环节的科技人员、科技经费、科学器材投入,科学实验、科学调查、科学勘测、科学分析、科学测试、科学计算、科学评估等科学活动过程进展,科学论文、科技报告、专利标准、科学专著、科技设施,创新产品、技术型号、科技人才等产出,能够及时掌握科技项目实施状态、分析科技项目实施效果,据此,进行科研创新过程的风险管理、评估检验研究成果的真实性,以确保科研创新实施全过程的动态监控。这将有利于规范科研人员的科研行为、防范科研活动风险、提升科研创新质量和水平,有利于优化科技资源配置、促进科技资源的开放共享、保障科技投入效益最大化。

3.3 是国家科学思想库和知识资源服务平台

国家科技管理信息系统对科技项目全过程的技术进展进行采集跟踪,对科技项目最终成果进行完整描述,可以持续积聚科学知识资源和技术成果数据,通过对这些资源进行数据清洗、规范整序、数据挖掘、内容分析、知识发现,文献计量等,使之具备在数据生产、数据流通、数据分配、数据应用中的组织能力、调控能力、识别能力、整合能力和密钥管理能力,将形成国家科技信息战略资源和知识资产,也是国家科学思想库和知识创新继承发展的重要信息来源。同时,国家科技管理信息系统是科技人员一站式知识检索获取服务平台,通过对论文、专利、报告等类型的产出成果标注不同保密级别和使用范围限定,可以满足政府、教育、科研机构以及企业和个人等服务对象的多层次、多样性的信息需求,在确保国家技术安全前提下,在保护科研单位和作者知识产权的框架内,能够促进科技知识资源的开放获取和充分利用。

3.4 是国家科研投入评估和人员绩效考核系统

国家科技管理信息系统不仅包括科技项目实施中的技术档案和技术报告等,还包括科技项目组织中的管理档案和文书,如项目任务书、课题验收申请书、项目预决算报表、项目年度计划表、课题任务完成情况总结、课题审计报告、课题参与人员情况、项目测试报告、项目查新报告、项目产出成果清单和用户使用证明等。上述信息是开展科技项目投入评估的信息依据,是科技人员绩效考核的计量素材,从中识别相关元素和指标,将其引入到科技投入和科研人员绩效考核系统,以科研人员、科技项目、研究领域为统计分析单元,赋予不同权重,通过制订统一标准和指标,可从多个角度开展主题监测、项目评审、机构评测、人员考核等各类型、各层次的科技评价,在科技研发主题监测、科研项目投入评估、科研单位科研实力评价和科研人员绩效考核中发挥作用。与此同时,通过科研人员对科技项目和科研活动的报告描述,可以通过技术手段即时检验其参与课题程度和研究贡献,核查其研究进展和结果的真实性、防控学术不端行为发生、推进科研诚信体系建设,以实现科研队伍和评审人员的自律和自我管理。

3.5 是国家科技电子政务系统

国家科技计划需要进行项目全流程的痕迹管理,相关环节信息如项目指南、立项项目、评审过程、中期检查和验收结果都要向社会公开,以满足公众对国家科技发展的知情权和监督权,形成对科研创新过程和结果的公示效果,增加科研工作的透明性,实现阳光政务管理,推动我国科研生态环境健康发展。国家科技管理信息系统既要满足科研用户需求,集项目管理、人员管理、成果管理、资金管理、科研条件管理等于一体,减少用户熟悉系统功能和提交材料的时间,避免用户多重填表的累赘,促使项目申请和材料提交更快捷、更简单,为科技人员提供从指南发布、项目申报评审、实施监控、结题验收到考核评估的“一站式服务”。同时,又要兼顾政府电子政务建设需要,使之成为科技管理信息化工作的主体平台,在信息公开、监督治理、诚信管理、经费监管等方面发挥重要的政务管理作用,如通过及时发布科技政务信息,搭建信息供求双方交互传播的桥梁;通过对项目申报进行查重,避免重复立项减少科研重复投入;通过对项目成果相似性检测,防止重复提交或抄袭等事件发生。

3.6 是国家科研档案数字资产管理系统

各级科技管理信息系统形成的项目过程资料、数据、信息、文件等是国家核心的科研档案数字资产,而国家科技管理信息系统是科研档案数字化管理的重要平台和技术措施。国家科技管理信息系统不仅可以进行项目全生命周期管理,还能够自动化生成科研档案信息资源、规范化加工科研档案元数据、动态化追踪科研档案的产生和使用时间等日志信息,从而强化数字科研档案的可持续性存储、保存和管理。同时,为满足多类型科研档案资产的利用需求,可通过数字化网络平台、运用现代信息技术,面向社会公众有序共享科研档案信息资源,面向科研人员高效开发档案潜在价值,面向管理人员集中控制档案质量建设,以全面提升数字科研档案信息服务水平,将有利于档案事业的创新发展。

4 国家科技管理信息系统的基本架构

构建公开统一的国家科技管理信息系统,需要基于我国科技计划改革管理目标、管理模式,面向科技项目生命周期的全过程进行系统整体架构设计,将业务信息的处理、科技信息的管理、科学数据的分析、过程监管流程和决策支持需求,以及不同层级间信息交互等都纳入系统架构,融合国家新五类科技计划、地方科技计划和基层单位科研项目管理,统一纳入国家科技信息管理范畴进行整体规划。

4.1 国家科技管理信息系统的业务流程

科技项目实施的全生命周期,指项目的产生、成长、发展、成熟、衰老、结束、完成等阶段,实践中表现为项目定义与决策、项目计划与设计、项目控制与实施、项目完工与交付、项目运营与维护、项目分解与拆毁等项目管理的全过程。因此,基于科技项目全生命周期的国家科技管理信息系统业务流程应主要包括:指南发布、项目申请、项目审查、专家评审、立项管理、中期检查、项目验收、成果转化。同时,还需配备一系列的相关服务,如主题监测、项目立项查新、项目文本内容与语义查重、专家识别、专家遴选与回避、表单定制、可视化报表、多维统计分析、留痕与日志管理、知识产权管理(水印条码)、科技项目全过程管理中的定期提醒、科研信用监管、资金预决算监管、仪器设备开放等,如图1所示。

图1 国家科技管理信息系统的业务流程

图2 国家科技管理信息系统数据结构

4.2 国家科技管理信息系统的数据结构

国家科技管理信息系统的数据结构分四个层次(图2),第一层为数据层,主要是系统中产生和使用的相关数据资源,可分为指南库、项目库、专家库、成果库、信用库、财务库、报告库、文献库和知识库等。数据层需要执行统一标准规范,实现数据互联互通。第二层为业务层,以科技计划管理为目标,以科技项目全生命周期的过程监控为主线,围绕项目发布、项目申请、项目评审、项目执行、监督评估等项目管理过程进行功能模块设计,既要满足科技管理过程监控和决策支撑需要,又要方便于科研人员在项目实施过程中进行项目申报和材料上传。第三层为服务层,基于战略咨询、项目管理、绩效评价、监督监察、信用管理、科技监测、协同创新、资源汇缴、成果共享、科技转化等功能需求,设计供科技管理人员和科研创新人员提供优质服务的模块。第四层为用户层,包括科技管理机构(中央主管部委、地方科技部门、专业管理机构)、项目承担机构(各类高等院校、专业科研院所、科技创新企业、科技转化机构)、科技人员(科研人员、转化人员、管理人员)和社会公众。要统一机构用户和个人用户的实名认证注册,给予各级各类用户不同认证身份、不同使用权限,继而在遵循项目实施单位和科技人员知识产权利益的框架下,提供良好的人机交互界面和亲和服务体验,提供项目查询、信息交互、文献保障等公益服务,提供基于大数据的项目内容查重、科技查新、区域优势分析、团队识别、主题趋势和技术路线分析、技术现状综述、项目实施论证、信用管理评估等增值服务。

4.3 国家科技管理信息系统的功能结构

国家科技管理信息系统是以国家科技计划管理的战略目标为导向,以提高项目实施效率和效益为目的,支持决策分析、控制执行、过程管理的人机交互系统。它既是计划、项目、档案、凭据、成果、报告的管理系统,又是人才、经费、大型仪器设备和绩效的管理平台;既是一个针对科研全过程的管理、监控、关联和统计分析的业务系统,还是一个服务于科技计划决策、项目过程管理、创新业绩评估、创新成果查新、专家遴选评审咨询、团队识别、科技监测和成果共享的服务系统。该系统主要包括管理功能和服务功能两方面,管理功能强调计划流程管理、项目经费管理、科技专家管理、项目评审管理、项目实施管理、科技成果管理、基础条件管理等,要体现出监督功能,强调决策结果监管、实施过程监督、计划绩效评价、信用监管、风险预警、机构监管等。此外,服务功能强调资源共享服务、决策支持服务、立项申报服务、项目实施服务、统计分析服务、增值信息服务等,要体现传播功能,强调科技信息共享、科技政策发布、科技项目公示、科学知识普及、科技成果展示、创新方法宣传等。

系统功能应采用模块化开发技术,具有开放性、安全性、友好性、可拓展性、可复制性,能够快速响应、组装和维护。这就要求该系统既具有满足基本需求的通用模块,如项目信息填报、项目信息检索、立项任务签约、专家同行评审、预决算管理、成果汇交汇总、数据统计分析、用户交互、后台管理等,又具有专用模块,如科技报告版权登记管理、用户统一实名注册与权限管理、课题经费及相关资产管理、机构知识和专家库管理、绩效考评管理等,从而为科研项目从招标到结题的全生命周期管理提供强大有效的技术支持。因此,结合科技计划管理所需的各项业务功能,国家科技管理信息系统的整体架构应包括以下功能模块和相关子系统,如图3所示。

图3 国家科技管理信息系统功能结构

具体而言,科技项目申报评审与验收系统是实现对科技项目申报、评审、检查、验收的信息化管理业务子系统,主要包括科技项目的指南、申报、立项、中期评审、年度评审、项目验收、成果转化等功能模块,能够面向科技管理人员进行计划指南发布、项目受理审核、项目立项签约、项目中期检查、项目验收申请受理等,面向科研人员与科研单位进行用户注册、项目信息申报、材料提交、项目服务提醒等,面向科技专家提供项目评审功能模块。

科技项目公示系统是实现科技信息发布管理的业务子系统,主要包括公开公示、重要发布、通知公告、申报指南、工作动态等功能模块,能够面向社会公众提供计划公示、项目公示、服务引导、成果信息,面向科研人员与科研单位提供申报信息。

机构知识与专家库管理系统是实现对专业机构、科研单位、专家信息维护的业务子系统,主要包括机构和专家的专业领域分级分类、身份认证、机构文档规范、信息维护等功能模块,能够面向社会公众发布科研机构的职能职责以及专家的研究领域、业务水平、创新能力、科研诚信等信息,面向科研单位进行单位信息注册、科研人员授权和相关信息查询;面向科技专家进行个人信息更新、申请退出、密码修改、意见反馈。

科技规划评估与咨询系统是实现对科技规划进行评估咨询的信息化管理业务子系统,主要包括科技规划主题分析、计量评估、科技态势预测、科技价值评估、产业趋势预测、技术路线预测、科技咨询等科技决策支持的功能模块。

课题经费及相关资产系统是实现对课题经费及相关资产的信息化管理业务子系统,主要包括对各类大型科研仪器设备、试剂、文献数据库订购、论文出版以及经费决算的管理功能模块。

科技报告版权登记(公开产出登记)系统是实现对科技报告版权登记的信息化管理业务子系统,主要包括科技报告、学位论文、软件和数据等灰色作品的版权登记,以及论文、专利、标准、专著等出版作品的线索登记。

科技成果发布与知识服务系统是实现科技知识资源开放服务的信息化共享子系统,主要包括信息检索查询、全文获取等功能模块,可以按照计划、项目、地区、学科领域、地方部门和承担单位等进行导航和统计分析,能够面向社会公众提供科技项目及其相关产出资源的公益信息服务,面向科研人员与科研单位提供包括关联数据、科技查新、项目查重、团队识别、趋势分析、评价咨询等各类增值服务。

用户注册及权限管理系统是实现对用户实名注册与权限分配、用户分类与授权管理的业务子系统,用户注册对象不仅包括课题申请者或承担人、评审人、管理人、分析人、公众等,还包括各类相关机构用户。不同的用户有不同特征和不同使用权限,需要采用统一的用户信息系统,实行统一的身份认证,对用户身份进行全生命周期(注册、注销等)的识别管理,对用户使用权限进行分级分类管理。

5 国家科技管理信息系统的组织管理及其实现策略

5.1 国家科技管理信息系统的组织架构

结合现有科技管理体制,国家科技管理信息系统可以分成“国家—地方—基层”的三级组织管理体系,由科技部负责国家科技管理信息系统的统筹规划、顶层设计、标准制订、组织协调和监督运行,设立科技管理信息系统国家统筹协调机构,负责全国范围内科技管理信息系统的开发、运行和维护工作;各地方应将科技管理信息系统建设纳入地方科技管理程序;基层科研单位应建立自身的科研管理信息系统。

其中,国家科技管理信息系统主要负责管理国家科技计划项目的申报、评审、验收、转化和科技报告与档案采集归档、科技统计分析、知识化服务工作,需要与现有相关系统、地方科技信息管理系统和基层单位科研管理系统互联互通。此外,新的国家级科技计划体系将我国现有各类中央财政科技计划,统一划分为国家自然科学基金、国家科技重大专项、国家重点研发计划、技术创新引导专项(基金)、基地和人才专项五类科技计划,都需被纳入公开统一的国家科技管理信息系统进行流程化管理。

地方科技管理信息系统主要负责承担各地区科技计划项目的申报、评审、验收、转化和科技报告与档案采集归档、科技统计分析、知识化服务工作。地方科技管理信息系统要依据各地方科技计划设置情况制订的科技计划管理业务流程,包括科技项目管理模块(科技项目申报、评审、合同管理、验收管理、查询统计管理等)、科技评奖管理模块、科技专家管理模块、高新技术企业评审模块、后台统计与数据维护模块和公共信息查询与发布模块等[8],并实现与国家系统间的数据交换和内容查重,提高地方科技计划管理的信息化、科学化、透明化水平。

基层单位科研管理系统主要负责管理本单位承担的各级各类科技计划项目和承接社会横向课题的申报、评审、验收、考核、成果转化及其承担人员、资金管理、绩效考核和知识库建设与服务工作,这是整个科技管理信息系统的基础。基层单位科研管理系统既可以通过专业管理机构与国家科技管理信息系统实现对接和关联,也可以与地方科技管理信息系统直接对接,实现互联互通,共同形成整个国家系统的组织架构体系。

5.2 国家科技管理信息系统的管理框架

国家科技管理信息系统的管理框架由制度、标准、平台和资源四个方面组成,如图4所示。该系统实际上是科技计划改革的信息化管理手段,服务于科技计划项目管理与实施,所以需要按照我国科技管理法律法规、科技计划管理改革要求,设计科技计划项目的信息化业务流程,按照“统一数据标准、统一业务流程、统一信息服务、统一组织工具”的要求,构建“电子化科技部”和“数字科技管理平台”。

图4 国家科技管理信息系统管理框架

制度层面,要维护系统运营,制订相关系统管理制度和具体实施方案,确立科技管理信息系统建设主体、运营主体、申报主体、审核主体和服务主体等,以提升项目从申报、立项到实施、验收、转化全过程的管理效率和效益,从而协同推进整个系统良好运行。

标准层面,国家科技管理信息系统应实行统一的具有适应性、可伸缩性的数据标准,确保系统接口规范、数据关联统一、业务流程统一,为互联互通提供基础,主要包括数据标准、管理流程、技术协议、分类体系、元数据框架、标识码原则、储存格式、统计指标、发布标准框架等。同时,标准制订执行中要兼容地方部门实际情况,逐步衔接、关联、有序过渡。

平台层面,国家科技管理信息系统需要创新科技管理信息化工具和手段,除系统本身外,还要建设一系列的相关平台,如技术平台、交流协调平台、过程监控平台、资源信息平台、资金资产平台、项目课题平台、专家人才平台等,成为多种平台的综合运行体。

资源层面,国家科技信息管理系统主要包括信息资源、人力资源、技术资源、日志资源。信息资源涉及项目、主题、领域、专业、学科、区域等相关数据信息,如科学数据、调研资料、科技档案、科技报告、科学文献等。人力资源包括研发人员、管理人员、辅助人员等,如课题负责人、项目参与者、评审专家、计划管理者、项目管理者等。技术资源包括自然科技资源、大型科学仪器设备、野外观测资源、数据库等,日志资源包括项目管理流程中各种申报与审核、评估与评审、获取与使用的痕迹数据。

5.3 国家科技管理信息系统实现策略

构建统一的国家科技管理信息系统,是一项跨部门、跨系统、跨地区和跨学科的系统工程,既需要统筹规划、顶层设计、统一标准,有强有力的制度保障和政策依据,又需要与科技计划管理现实紧密结合,在明确各主体、各部门、各地区之间的责权利关系基础上,分步骤建设,不断完善优化系统功能,并统筹国家、地方和基层单位的科技管理信息系统建设,分布运行,互联互通,保证三级系统同步发展、及时对接、形成合力。首先,国家科技管理信息系统建设不单纯是技术问题,主要是管理问题,所以,要将系统建设作为“一把手工程”,贯穿于科技计划改革的实践之中,落实于科技计划项目管理实施流程之中,作为科技管理业务信息化的重要手段加以认识,作为科技电子政务系统加以理解。其次,要大规模进行科技管理信息系统培训工作,加大科技计划管理信息化政策宣传和科技管理信息系统应用力度,培育各级科技管理人员利用系统进行管理的技能,提升各级科技人员使用系统的习惯和行为规范,在全社会形成良好使用氛围和共享意识。第三,科技管理信息系统只有通过开放共享利用才能发挥最大价值,需要把握“共享利用”与“安全保护”间的平衡,妥善处理保密管理和知识产权问题。科技管理信息系统对各级各类数据要有严格的密级划分、使用范围限制和安全管理制度,并进行用户实名注册制,进行用户准入权限资格审查和行为控制。对于保密项目和相关保密数据信息均纳入相应“保密”等级管理;对于不会危及国家安全和影响政府政务、不涉及个人隐私的数据和信息都应纳入“完全开放”管理范畴;对于涉及基层单位和科研人员知识产权的数据,要严格审查,标明使用范围和进行分发限制。第四,国家科技管理信息系统既服务于科技计划项目的实施流程管理,更要服务于科研人员自主创新的行为过程和科研规范。所以,系统应该把服务自主创新、提高公共科技服务能力作为科技管理信息系统建设的根本出发点和落脚点。在夯实项目实施流程管理监控的同时,强化针对科研人员的服务功能,提升系统利用率,及时公开项目立项、评审、实施过程及研发结果,发挥科技规划咨询、科技知识服务等功能,增强系统友好性、交互性、提示性、移动服务等性能,实现项目课题、专家人才、文献成果、财务资金、文书档案等资源的全过程监控和有序共享,形成一站式服务体系。

6 国家科技管理信息系统建设对科技情报工作的影响

我国科技情报工作体系自1956年创建以来,以科技文献信息保障和科技决策信息支撑为主要职责、任务和目标,近60年来进行国内外科技文献信息资源采集、组织、加工和服务,积聚了海量数据资源,服务于科技创新群体。大数据环境下,我国科技情报系统建立了科技文献库、专家库、科技项目库、专利库、成果库、机构规范信息库等,形成了科技文献信息保障服务平台,积累了数据库建设和信息服务系统建设经验,开发了数据挖掘分析和可视化展示工具、相关文献计量和情报计算算法,在数据挖掘和大数据应用方面具有相应优势。同时,我国科技情报系统对国外科技工作发展趋势的追踪,也为我国科技创新赶超国外科研水平发挥了耳目尖兵作用。然而,在市场经济和开放数字科研环境下,我国科技情报工作不仅仅需要继续跟踪国外科技发展态势,为我国科技创新提供国外科技发展的前沿保障,更需要适应创新驱动发展需要,嵌入我国科研全生命周期的管理过程和环节之中,适应现实科研管理环境,形成新的科技信息保障格局和信息服务方式。这就需要我国科技情报工作与科技管理工作相结合,探索科技信息服务嵌入国家科技管理信息系统的新模式,即将科技情报工作原理与方法运用于国家科技管理信息系统中,在积累、汇聚科技项目全生命周期相关数据资源的同时,将数据库构建、主题监测、文本检测、信息计量、科学评价等情报方法和手段运用于科技项目全生命周期的管理监控过程之中,以支撑科技项目的创新管理,创新科技信息服务方式,使科技信息服务更贴近于科技创新各环节、各阶段和各类主体,从而发挥科技情报工作更重要的作用。由此可见,国家科技管理信息系统建设将对我国科技情报工作产生深远影响。

6.1 嵌入科技管理信息系统,实现对各级管理人员的科技决策支撑

国家科技管理信息系统将是各级科技管理部门对科技计划项目实施过程监控和结果管理的统一平台和施政手段。为此,一方面提供项目管理、项目申报、项目评审、中期评估、项目验收、成果转化等全过程管理服务,使之成为科技项目全生命周期的留痕证据系统,为我国实施基于证据的科技政策制定奠定必要的基础条件,另一方面,将原本分散的各个“信息孤岛”集成到统一开放的科技管理公共服务平台,通过数据汇交和统计分析,提供实时查询、项目查重、专家遴选、内容查新、诚信监测、数据挖掘、信息发布等一站式信息化服务,使之为各级管理人员提供科技决策支撑服务。同时,将科技情报工作与政府科技项目管理的密切结合,通过国家科技管理信息系统将立项管理、过程管理、申报管理、结题管理有机融合到一体,实现针对科技项目全生命周期的数据统计和分析,并通过对科技项目的配置、使用、处置、维护、申报、审批等全程跟踪,实现科技项目全过程实施的信息扫描[9],有助于建立“用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新”的科技管理新模式。

6.2 基于政府科技项目管理流程,实现科研创新的全过程信息服务

以政府科技项目为纽带实现的科研创新全过程信息服务,可以在集成关联多类型、多来源科技成果的同时,更好地为各级各类科技人员提供更具针对性的信息服务,以支撑科技项目实施的每一个环节。例如,在指南形成和发布阶段,可提供指南解读、国内外领域进展、学科现状分析等服务;在课题申报阶段,可提供科技查新、研究综述、团队识别、基础分析、内容相似性检测等服务;在课题实施阶段,可提供科技报告、学术论文、标准专利等主题文献;在课题验收阶段,可以提供内容查重、领域对比分析、统计分析等服务;在项目转化阶段,可提供专利、标准和设计图纸等技术信息。此外,在国家科技管理信息系统中,科研单位、科技人员、领域专家可以组成一个“虚拟组织”,共享各类科技成果和信息服务,支持机构内部科研创新活动和规范机构科研管理[10]。

6.3 基于项目科研生命周期,实现原生大数据资源积累与共享

在项目实施过程中,要产生大量科技信息成果和有形科研实物成果,既有科技报告、论文、专利、标准、软件等,也有样机、仪器、设备和工程等。将科技情报工作嵌入科研管理全过程,可以完整收集、保存科研过程产生的数字化科研成果,实现项目课题、专家人才、文献成果、财务资金、文书档案等数据资源的全过程集成组织和有序共享,促进形成我国科技界原生的本土化数字科研档案和科研大数据资源,使之成为我国重要的科技战略信息资源,为后续的科技情报服务和科技战略制定提供了坚实的信息保障。

6.4 基于泛在科研环境,实现创新要素的知识关联服务

“互联网+科研创新”是一个泛在科研环境和支撑条件,在此环境中科研人员、科技项目、科研机构、科研条件、科研活动和科研经费、科研数据、科技信息、科研成果等相互作用,形成一种新型的科研生态,创新科技知识的生产方式。科技管理信息系统支撑多机构、跨领域、跨地区科研人员协同合作的创新活动,其中包含了大量的图表、数据、参数、设计、技术、产品等知识要素,组成强大的知识网络和社会网络结构,在常规元数据加工和检索服务的基础上,通过内容抽取、素材提炼、知识标注、数据挖掘等技术手段,进行元数据知识化组织、数据关联处理,进行科研人员、项目、标题、图表等的标注、规范与计算,实现内容、数据、知识产权信息与主题集成关联,开拓和支持相关的事实型情报分析,从数据中抽象分析出高频或高影响力的主题、学者、机构,建立学术关系网络和主题关联地图,提供全面的网络分析与知识发现功能,为科研单位确定研发重点领域提供参考依据,为科研人员发现优势团队提供合作线索。

7 结语

国家科技管理信息系统是一个复杂的智慧型人机系统,与其赖以生存的管理体制、制度、理念、模式、流程,以及个体行为、规范、习惯和思维模式等密切相关。构建跨地区、跨部门、跨行业、跨学科、跨系统的公开统一的国家科技管理信息系统,一方面为我国科技计划管理体制改革提供制度性基础服务,另一方面为我国科技创新全过程提供全新的科技情报工作模式。在互联网、大数据、云计算等环境下,我国科技情报工作嵌入国家科技管理信息系统,将使其在进一步借鉴美国科技报告/科技信息服务模式,实现与科技创新体系相融合,与政府科技项目管理相结合,成为电子科技政务系统、科技信息战略资源系统、机构知识库管理系统和科技成果转化知识平台,将有助于推进科技信息资源的开放共享,创新科技项目的管理、监测和评价,提升科技投入产出效率和效益,并对我国科技情报工作产生深远影响。

参考文献:

[1]黎江,刘细文,柯贤能,等.支持战略情报研究的研发数据库探讨[J].图书情报知识,2007(5):80-83.

[2]The RaDiUS Database[EB/OL].[2016-03-25].http://www.rand.org/content/dam/rand/pubs/monograph_reports/MR1194/MR1194.appa.pdf.

[3]黄军英.美国科技项目管理信息系统[J].全球科技经济瞭望,2015(1):6-10.

[4]彭远红,颜帅.服务国家创新,打造先进科技信息发布平台——以韩国科学技术信息研究院(KISTI)为例[J].科技与出版,2015(1):94-98.

[5]高晓培,武夷山,李伟钢.巴西人才库Lattes平台在优化科研、教育管理中的作用及借鉴意义[J].全球科技经济瞭望,2014(7):32-42.

[6]江小平.法国国家科学研究中心的信息系统建设与网络化管理[J].社会科学管理与评论,2001(1):60-64.

[7]郑卫兵.基于企业架构的科技计划项目管理平台构建研究[D].北京:华北电力大学,2014.

[8]杨静,彭怡婷,刘志华.数据仓库技术在科技信息管理系统中的应用[J].情报杂志,2007(7):59-60,63.

[9]邢园园.基于B/S模式的科技部门项目管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.

原文链接:https://blog.csdn.net/ehaiju/article/details/106788159?ops_request_misc=%257B%2522request%255Fid%2522%253A%2522165277097916781432910074%2522%252C%2522scm%2522%253A%252220140713.130102334.pc%255Fblog.%2522%257D&request_id=165277097916781432910074&biz_id=0&utm_medium=distribute.pc_search_result.none-task-blog-2~blog~first_rank_ecpm_v1~times_rank-15-106788159-null-null.nonecase&utm_term=%E7%A7%91%E6%8A%80

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